U bent hier

Typen ken- en stuurgetallen

Geschreven door: 
Opdenakker, Cuypers

Dit artikel beschrijft de verschillende typen ken- en stuurgetallen die er zijn. Daarbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen absolute ken- en stuurgetallen en relatieve ken- en stuurgetallen. In deze laatste groep kan ook weer een onderscheid worden aangebracht, namelijk tussen de indelingsgetallen en verhoudingsgetallen.

Om onder andere te voorkomen dat er een overvloed aan getallen beschikbaar komt en om dus orde in de chaos te brengen, worden vervolgens ken- of stuurgetallensystemen besproken. Een voorbeeld van een dergelijk ken- of stuurgetallensysteem is de human resource scorecard.

Tot slot gaat dit artikel in op de ondersteuning die ken- en stuurgetallen kunnen geven aan zowel het operationele, kwantitatieve HR-controlling als aan het strategische, kwalitatieve HR-controlling.

In dit artikel:

Wanneer een indeling wordt gemaakt van ken- en stuurgetallen, kunnen twee typen worden onderscheiden:

  1. absolute ken- en stuurgetallen
  2. relatieve ken- en stuurgetallen

Absolute ken- en stuurgetallen

Absolute ken- en stuurgetallen zijn getallen, ook wel grondgetallen genoemd, waarop geen berekeningen meer hoeven te worden uitgevoerd. Het handelt zich hierbij om enkelvoudige getallen, verschillen, gemiddelden, sommen, enzovoort. Ze kunnen direct worden onttrokken aan diverse bronnen, waaronder het personeelsinformatiesysteem, de balans, de winst-enverliesrekening en andere documenten. Denk bij deze getallen bijvoorbeeld aan het totaalaantal personeelsleden in een gegeven jaar, het totaalaantal vacatures in een gegeven jaar of de totale personeelskosten in een gegeven jaar.Nu zal het zelden voorkomen dat er op grond van deze absolute getallen een goede analyse gemaakt kan worden. De enkelvoudige getallen krijgen vaak pas dan betekenis wanneer ze worden vergeleken met andere getallen. In analyses wordt om deze reden vooral gebruikgemaakt van het tweede type ken- en stuurgetallen.

Relatieve ken- en stuurgetallen

Worden de absolute getallen met elkaar in verband gebracht, dan ontstaan er relatieve ken- en stuurgetallen of verhoudingsgetallen. Binnen deze groep kunnen twee typen worden onderscheiden:

1. Indelingsgetallen

Bij indelingsgetallen wordt een deeltotaal van een groep in verhouding gebracht met het bijbehorende totaal. Meestal wordt dit in procenten uitgedrukt, aangezien het gaat om een aandeel in het totaal. Een groot voordeel van indelingsgetallen ten opzichte van absolute getallen is ook dat grootteordeningen en structurele verhoudingen duidelijker kunnen worden weergegeven.Neem bijvoorbeeld het aantal eindeschalers als deel van het totale medewerkersbestand in een sector. In het onderzoek van Beerenschot uit 2009 worden onder eindeschalers verstaan 'alle medewerkers van wie het salaris is gebaseerd op het einde van de loonschaal waarin de functie zich bevindt' (in verhouding tot het totale aantal medewerkers). De formule wordt dan:

Aantal eindeschalers in de sector (of organisatie)

 

–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––

× 100% =

Totaal aantal medewerkers in de sector (of organisatie)

 

2. Verhoudingsgetallen

Bij het gebruik van verhoudingsgetallen worden twee kenmerken met elkaar in verband gebracht die begripsmatig van elkaar verschillen, bijvoorbeeld het ziekteverzuim in een organisatie.Welke (verzameling van) ken- of stuurgetallen samengesteld moeten worden, is in ieder geval sterk afhankelijk van de taken en doelen waarvoor ze dienen. Wanneer men bijvoorbeeld inzicht wil krijgen in instroom en uitstroom van het personeelsbestand in een gegeven jaar, is het berekenen van het ziekteverzuimpercentage (in eerste instantie!) overbodig. Wel belangrijk zijn dan kengetallen als instroompercentage en uitstroompercentage. Mocht er een te grote uitstroom en te kleine instroom zijn, dan wordt het voor het (HR-)management wel noodzakelijk om naar oorzaken te gaan zoeken. Dan komt bijvoorbeeld de berekening van het ziekteverzuimpercentage, de mobiliteit in de organisatie en een kwantitatieve verwerking van de exitinterviews in beeld.Vaak worden de noodzakelijke ken- en/of stuurgetallen direct of indirect – bijvoorbeeld de stuurgetallen van de human resource scorecard – van de organisatiedoelen afgeleid. Daarbij is het belangrijk om je te realiseren dat bij een rapportage – de informatiesturing en informatieverzorgingsfunctie van HR-controlling – het management niet overstelpt dient te worden met een overvloed aan ken- en stuurgetallen. Op deze manier raakt immers het overzicht zoek. Beter is het de vuistregel te gebruiken dat hoe sneller, compacter en duidelijker de HRM'er de informatie moet laten aankomen bij de relevante manager(s), hoe kleiner het aantal stuurgetallen dat wordt gebruikt. De limiet ligt dan bij twintig. Kunst is het dan ook dat de HRM'er de juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment aan de juiste persoon – lees: diegene die invloed uit kan oefenen op basis van de informatie – weet door te spelen.

Ken- of stuurgetallensysteem

Voor de samenstelling van een ken- of stuurgetallensysteem wordt een aantal ken- of stuurgetallen bijeengenomen die betrekking hebben op één onderwerp. Neem bijvoorbeeld als onderwerp de mobiliteit van vrouwen in de organisatie. Kengetallen die van toepassing zouden kunnen zijn:

  • gemiddelde functieverblijftijd van vrouwen in een bepaalde functie; 
  • gemiddelde functieverblijftijd van vrouwen in een bepaalde functie in verhouding tot de gemiddelde verblijftijd van vrouwen in de organisatie; 
  • verhouding tussen mannelijke en vrouwelijke managers in de organisatie; 
  • de verhouding mannen en vrouwen in de organisatie; 
  • het gemiddelde schaalniveau van vrouwen in verhouding tot het gemiddelde schaalniveau van mannen; 
  • het aantal interne sollicitaties van vrouwen in verhouding tot het aantal interne sollicitaties van mannen; 
  • enzovoort.  

Op deze manier krijgt de HRM'er een aardig kengetallensysteem, waarvan de kengetallen onderling ook weer met elkaar in verband gebracht kunnen worden. Het ligt voor de hand dat een groot voordeel van een ken- of stuurgetallensysteem is gelegen in de complexiteitsreductie. Aan de hand van een aantal ken- of stuurgetallen krijgt de HRM'er inzicht in complexe zaken.Wanneer de ken- of stuurgetallen zijn afgeleid van de doelen van de organisatie en kwantitatief van aard zijn, kunnen ze ook door het management gebruikt worden in het kader van management by objectives. Ook de stuurgetallen die bijvoorbeeld tot de human Resource scorecard behoren, vormen een stuurgetallensysteem.

Indirecte ondersteuning kwalitatieve HR-controlling

Het kwantitatieve, operationele HR-controlling wordt door ken- en stuurgetallen direct ondersteund. Bij het kwalitatieve, strategische HR-controlling ligt dit wat moeilijker. Zaken als medewerkerstevredenheid, arbeidsproductiviteit, potenties en competenties van medewerkers zijn kwalitatief van aard. Deze gegevens kunnen niet direct worden gemeten, althans niet zodanig dat er direct een getal uit voortvloeit. Wel kunnen ze indirect worden gemeten met behulp van operationaliseerbare meet- en stuurbare indicatoren en zodoende tot op zekere hoogte worden gekwantificeerd. Een voorbeeld van een kwalitatief gegeven is de medewerkerstevredenheid. Die kan niet direct worden gemeten. Wel kan een goede indicatie van de medewerkerstevredenheid worden gekregen via ken- en stuurgetallen als turnoverratio (een maat voor de personeelsfluctuatie), het ziekteverzuimpercentage of door het interviewen van medewerkers. Is bijvoorbeeld het ziekteverzuimpercentage hoog, evenals de turnoverratio, dan duidt dit op een lage medewerkerstevredenheid. Werk aan de winkel voor het (HR-)management op zoek te gaan naar de oorzaken. Een bijkomend probleem bij kwalitatieve gegevens is dat het subjectieve schattingen zijn. Vraag op maandag eens wat de tevredenheid van een medewerker met betrekking tot zijn werk is. Dit kan een heel andere uitkomst geven dan wanneer dezelfde vraag op de vrijdag in die week wordt gesteld. Zaken als humeur op de betreffende dag, recente ervaringen met partner of manager, problemen van allerlei aard (bijvoorbeeld moet ik mijn achtergestelde lening, die niet onder het depositogarantiestelsel valt, niet op een gewone spaarrekening zetten), kunnen een behoorlijk verschil in uitspraak geven. De gegevens zijn dan ook minder zeker en bieden meer speelruimte aan interpretatie dan louter kwantitatieve gegevens. Op grond van zijn/haar ervaring zal de HRM'er op zoek moeten gaan naar die indirecte indicatoren die het betreffende kenmerk het best beschrijven (of benaderen). Hierbij maakt de HRM'er gebruik van hypothesen en vooronderstellingen. Met betrekking tot het genoemde voorbeeld over de medewerkerstevredenheid veronderstelt de HRM'er bijvoorbeeld dat tevreden medewerkers langer in hun functie of het bedrijf werkzaam blijven dan ontevreden medewerkers, dat ze minder ziek en daardoor productiever zijn. Indirecte indicatoren voor medewerkerstevredenheid zijn daardoor ziekteverzuimpercentage en turnoverratio.  Raadpleeg ook het artikel Grondbeginselen ken- en stuurgetallen.    

Vraag en antwoord typen ken- en stuurgetallen

Wat is management by objectives?
De management by objectives-methode (MBO) komt uit de koker van Peter F. Drucker. Met MBO kunnen de organisatiedoelen en afgeleide doelen voor iedere medewerker vooraf worden vastgelegd. Daarbij is het van belang om de doelen zodanig te formuleren dat later ook daadwerkelijk kan worden nagegaan of deze zijn bereikt. Daartoe moeten de doelen SMART zijn. Dit houdt in: S = specifiek (niet te algemeen) M = meetbaar (niet vaag) A = acceptabel (begrepen) R = realistisch (bereikbaar)T = tijdgerelateerd (geen open einde) Aan de hand van de overeengekomen doelen met de manager kunnen de medewerkers dagelijks hun activiteiten op deze te behalen doelen afstemmen. De manager kan na afronding van het doel of na een vastgestelde termijn beter controleren wat de stand van zaken is.