U bent hier

HR-adviesdesk vragen en antwoorden

Hieronder vindt u de antwoorden op een aantal veelgestelde HR-vragen. Het kan natuurlijk zijn dat uw vraag er niet bij staat. Maak dan gebruik van de mogelijkheid om uw vraag te stellen.

Klik daarvoor hier.

Vraag: Mijn vraag gaat over ouderschapsverlof: waar staat geregistreerd of iemand dit heeft opgenomen? Bijvoorbeeld: iemand wisselt van werkgever en vraagt ouderschapsverlof aan. Waar kun je controleren of hij dat al niet gehad heeft bij een vorige werkgever?

Er bestaat geen centraal registratiepunt waarin wordt opgenomen wie en voor welke periode ouderschapsverlof hebben opgenomen. Wel zou u de medewerker kunnen vragen of hij/zij al ouderschapsverlof heeft genoten bij een vorige werkgever en of de medewerker ermee instemt als de oude werkgever wordt gevraagd naar eventueel opgenomen ouderschapsverlof. De oude werkgever heeft echter geen verplichting een verklaring te geven omtrent het al dan niet genoten ouderschapsverlof. In de situatie waarin de oude werkgever geen verklaring afgeeft, zal u als nieuwe werkgever dienen af te gaan op de mededelingen van de werknemer.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Het bedrijf heeft iemand in drie jaar tijd drie contracten heeft gegeven. De werknemer is in die periode een jaar ziek geweest. Bestaat er een mogelijkheid om doordat hij ziek is geweest een extra tijdelijk contract te geven. Mag de werknemer nog een tijdelijk contract krijgen als hij een hele andere functie gaat uitoefenen.

Op beide vragen is het antwoord nee. Na drie keer een verlenging van een contract volgt automatisch een contract voor onbepaalde tijd, ook al is diegene in de periode ziek geweest. Zijn contract is immers in deze periode gewoon door blijven lopen. Wanneer iemand een andere functie gaat uitoefenen onder dezelfde werkgever, dan moet hij alsnog na drie jaar, of na drie tijdelijke contracten een contract voor onbepaalde tijd krijgen. Je mag de werknemer dan niet opnieuw een tijdelijk contract geven, ook al verandert zijn takenpakket. Hij/zij blijft namelijk onder dezelfde werkgever werken.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Met een werknemer hebben wij een vaststellingsovereenkomst waarbij hij t/m 31 december in dienst blijft, vrijgesteld van werkzaamheden (vanaf 29/9). Geen uitgewerkte afspraken over verlof behalve dat resterende vakantie-uren na 31/12/2017 uitbetaald worden. De medewerker had tot en met 31 december zijn verlof al ingediend (is ook goedgekeurd) i.v.m. o.a. verhuizing en wintersport. Hij wil zijn verlof van 29/9 tot en met 31/12 uitbetaald krijgen bij de eindafrekening. Zijn standpunt: ik ben vrijgesteld van arbeid dus ik neem ook geen verlof meer op, ook al heb ik dit al aangevraagd. Wij hebben het standpunt dat zijn arbeidsovereenkomst doorloopt t/m 31/12/2017, evenals opbouw vakantiedagen, evenals opname reeds ingediende verlofverzoeken. Zijn wij verplicht zijn reeds ingediend verlof terug te draaien en zijn verlofuren uit te betalen bij beëindiging van het dienstverband of blijven de ingediende verlofverzoeken staan en kunnen we alleen het restant betalen? Is hier een regel voor?

Er is hier helaas geen vaste regeling voor. In geval van een vrijstelling van werkzaamheden wordt in het algemeen overeengekomen dat de opgebouwde en geplande vakantiedagen van de werknemer geacht worden te zijn opgenomen in de periode tot de beëindigingsdatum, maar een werknemer is niet verplicht in te stemmen met een dergelijk voorstel.

Het is jammer dat u in de vaststellingsovereenkomst niet heeft opgenomen dat de geplande verlofdagen van deze werknemer sowieso genoten moeten worden en dus in mindering worden gebracht. Ik raad u dan ook aan om dit in het vervog wel in de overeenkomst op te nemen, om dit soort conflicten en onenigheid te kunnen vermijden.

In deze kwestie kan ik u dus alleen adviseren om met deze werknemer nog eens rond de tafel te zitten en duidelijk uw standpunten naar voren te brengen dat én loon doorbetalen én het uitbetalen van de resterende en reeds ingeplande vakantiedagen nogal veel gevraagd is van de werkgever, vooral omdat de medewerker inderdaad ook wel echt de vakantiedagen voor die skivakantie en de verhuizing zal gaan genieten. Mocht dit gesprek uiteindelijk op niets uitlopen, dan zou u altijd nog juridisch advies in kunnen winnen bij een advocaat.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Wij zijn een bedrijf dat audits verricht bij diverse bedrijven. Dit betekent o.a. dat wij inzicht vragen in bijv. personeelsdossiers van medewerkers om te bezien of bepaalde informatie daarin bewaard wordt. Ook wij worden in ons werk getoetst door partijen en ook zij krijgen automatisch inzicht in onze personeelsdossiers en andere informatie. Nu vroeg 1 van onze auditoren zich af in hoeverre dit een inbreuk is op de privacy van de medewerkers wiens dossier, willekeurig, worden gecontroleerd. De medewerker zelf geeft immers geen toestemming hiervoor. Kunt u ons aangeven of wij ons in dezen, binnen de branche (want alle soortgelijke organisaties handelen gelijk), mogelijk op glad ijs begeven?

Primair zal een auditor een geheimhoudingsverklaring ondertekend moeten hebben. Hij/zij zal op geen enkele wijze informatie die wordt opgedaan tijdens een audit mogen delen met derden. Dat hoeft niet alleen privacy-gevoelige informatie te zijn maar ook bijvoorbeeld strategische informatie. Wat de personeelsdossiers betreft zal een auditor zich er vooral van vergewissen of er bijvoorbeeld regelmatig functioneringsgesprekken hebben plaatsgevonden. Daarvoor is het niet nodig om elk verslag van a tot z te lezen. Een ander onderdeel van een audit kan het opleidingsplan zijn. In het algemeen zal een auditoir de auditee vragen: Toon mij aan dat in dit dossier bepaalde informatie aanwezig is. Inbreuk van de privacy is daarmee niet aan de orde. 

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Mijn vraag betreft de regeling voor Bedrijfsfitness. Wij willen het abonnement via een regeling beschikbaar stellen, maar dan wel via een cafetariamodel waarbij de werknemer het abonnement in mindering gebracht krijgt op zijn brutoloon. Is dit ook mogelijk?

Het is mogelijk om een fitnessabonnement via een cafetariamodel aan uw medewerkers aan te bieden. Dit gebeurt zelfs bij vrij veel organisaties. Eén van de bronnen om het abonnement uit te financieren kan dan ook inderdaad het bruto salaris zijn, voor zover dat uitgaat boven het wettelijke minimumloon.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Stel: Een bedrijfleidster is 29 jaar in dienst en functioneert niet meer zoals je van een goede bedrijfsleider kunt verwachten. Kan zij teruggezet worden in haar functie (naar een gewone verkoopster) en kan haar salaris daarop aangepast worden?
Hoor graag van u.

Uw vraag is niet zo gemakkelijk te beantwoorden. Er zitten namelijk nogal wat haken en ogen aan:

  • hoe lang oefent zij haar functie als bedrijfsleidster uit
  • zijn er met haar bepaalde afspraken gemaakt bij haar promotie (proeftijd, doelstellingen, consequenties bij niet goed functioneren etc.) en staan deze ergens vast in een overeenkomst
  • heeft zij begeleiding gehad bij de eerste tekenen van wanprestatie, is daar bewijs van
  • is zij al meerdere keren aangesproken op haar niet-functioneren, is dit ook in het dossier opgenomen
  • hoe staat de medewerkster zelf tegenover deze kwestie, zijn er gesprekken met haar gevoerd

Het is namelijk niet mogelijk een werknemer zomaar terug te zetten in een lagere functie en daar een salarisconsequentie aan te verbinden (tenzij dit in een regeling of overeenkomst met haar is overeengekomen). Er moet wel voldoende dossieropbouw zijn om daadwerkelijk aan te tonen dat zij echt niet geschikt is voor deze functie. Daarnaast moet je als werkgever aan kunnen tonen dat haar al wel hulp is geboden om haar functie wel naar behoren uit te kunnen voeren. Zal zij namelijk deze kwestie bij het Kantongerecht aan willen vechten, dan staat een werkgever niet sterk als er niet aangetoond kan worden dat er alles aan is gedaan om deze medewerker wel goed te laten functioneren.

Ook al is dit niet een direct antwoord op uw vraag, ik hoop dat ik met deze uitleg wel het een en ander duidelijk heb kunnen maken.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Onze kassamedewerkers moeten nu ook bedrijfskleding gaan dragen. Een medewerkster heeft aangekondigd dit niet te doen. Hoe te handelen?

Allereerst zou ik met deze medewerkerster gesprekken aangaan en proberen te achterhalen waar zij zo op tegen is. In deze gesprekken moet u vooral vanuit uw kant alle redenen noemen waarom in de organisatie wordt overgegaan op bedrijfskleding en wat het bedrijfsbelang is dat iedereen in de organisatie herkenbaar is aan de kleding. Daarnaast is het handig om het invoeren van de bedrijfskleding vast te leggen in het personeelshandboek/de regels van de organisatie en door middel van een officiele brief aan de medewerkers te bevestigen. Zorg er wel voor dat van alle gesprekken verslagen worden gemaakt die in het personeelsdossier worden opgenomen en maak dit ook bekend aan de medewerkster.

Mochten de gesprekken niet het gewenste resultaat opleveren bij deze medewerker en ze blijft weigeren om bedrijfskleding te dragen, dan zou u over kunnen gaan tot een officiële waarschuwing. Dit is natuurlijk niet waar u naartoe wilt, maar soms is dit helaas nodig voor het gewenste resultaat. Ook de officiële waarschuwing moet in het personeelsdossier worden opgenomen. Dit alles, mocht het uiteindelijk helemaal uit de hand lopen en één van de twee partijen wil uiteindelijk naar de Kantonrechter stappen, om aan de rechter aan te kunnen tonen dat u er alles aan heeft gedaan om deze medewerkster te overtuigen van de noodzaak van bedrijfskleding.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Hoelang blijft een waarschuwing geldig, m.a.w. als iemand al eens een officiele waarschuwing heeft gekregen en hij doet later weer zoiets, hoelang mag je deze waarschuwing dan gebruiken?

Uw vraag is niet zo gemakkelijk te beantwoorden. Er bestaan namelijk geen vaste regels omtrent de geldigheid van een officiële waarschuwing. Het ligt er maar helemaal aan hoe erg het vergrijp was waarvoor de medewerker deze waarschuwing heeft gekregen, hoe lang het geleden is dat de medewerker de officiële waarschuwing heeft gehad, hoeveel officiële waarschuwingen de medewerker al in het personeelsdossier heeft, of er bijvoorbeeld in de vorige waarschuwing een termijn is opgenomen waarin het opnieuw plegen van een soortgelijk vergrijp tot ontslag zou kunnen leiden etc.

Ik raad u daarom aan in het vervolg in de waarschuwing te zetten voor hoe lang de waarschuwing geldt, of er bij een volgend vergrijp direct tot ontslag wordt overgegaan, of hoeveel officiële waarschuwingen er maximaal in iemands dossier mogen zitten etc. Dit zorgt ervoor dat u de volgende keer sterker staat bij herhaling van een vergrijp.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: We hebben iemand lopen op detacheringsbasis, en diens contract is nu twee keer verlengd. Nu willen we deze persoon toch langer aan het werk houden maar het detacheringsbureau wil dat niet omdat anders zij voor onbepaalde tijd aan deze persoon vast zitten. De gedachte was om deze persoon dan onder onze eigen vlag in dienst te nemen, uiteraard voor bepaalde tijd. Kan dit, of geldt hier dezelfde beperking? En zo ja, geldt dat ook wanneer deze persoon een andere functie gaat uitoefenen op het moment dat hij bij ons zijn dienstverband heeft?

Gaat het om precies dezelfde functie en werkzaamheden, dan geldt inderdaad dezelfde beperking. Om misbruik tegen te gaan, worden namelijk de overeenkomst(en) en tijd bij de vorige werkgever (= detacheringsbureau) meegerekend (artikel 668a-2 BW). Dat geldt trouwens zowel voor de situatie dat de overeenkomst bij de "vorige" werkgever voor onbepaalde als voor bepaalde tijd was aangegaan. Er is echter wel een mogelijkheid om dit te omzeilen: de contracten en arbeidsduur bij de "vorige" werkgever worden niet meegeteld, wanneer er tussen dat werk en de overeenkomst bij de "nieuwe" werkgever een periode zit van langer dan drie maanden.

Gaat het om een totaal andere functie met andere werkzaamheden, dan gelden deze beperkingen niet. Dan kunt u het zien als een nieuwe arbeidsovereenkomst bij een andere werkgever en kunt u dus “opnieuw” beginnen met het aanbieden van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: De arbeidsplaats van een arbeidsongeschikte medewerker is komen te vervallen vanwege bedrijfseconomische omstandigheden. Wat betekent dat voor zijn recht op ziekengeld- en /of WW-uitkering.

Een arbeidsongeschikte werkloze ontvangt geen WW-uitkering, maar een Ziektewet (ZW) uitkering. Bij het treffen van een afscheidsregeling moeten de zieke werknemer en zijn werkgever zich er van bewust zijn dat een zieke werknemer die instemt met een beëindigingsregeling in principe een ZW uitkering zal worden geweigerd.

De versoepeling van de regelgeving met betrekking tot de WW, waarbij een werknemer die instemt met zijn ontslag normaalgesproken toch een WW-uitkering krijgt, geldt namelijk niet voor de Ziektewet. Uitgangspunt bij het toekennen van die uitkering is dat een zieke werknemer twee jaar lang door zijn eigen werkgever dient te worden “onderhouden”; het treffen van een vertrekregeling wordt gezien als het afwentelen van deze verplichting op het collectief.

Doorgaans wordt dat probleem ondervangen doordat de werknemer zich beter meldt en dan aanspraak kan maken op een WW-uitkering. Wanneer de arbeidsongeschiktheid voortvloeide uit, danwel samenhing met, de arbeidsverhouding kan dat natuurlijk ook zonder veel bezwaar: de werknemer is niet arbeidsongeschikt voor werk bij een andere werkgever.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Mag ik een medewerker bij ziekte na twee wachtdagen een uitkering geven van 70% van het laatsverdiende loon met een maximum gelijk aan de maximale daggeldvergoeding?

Ja, u mag een medewerker bij ziekte na twee wachtdagen een uitkering geven van 70% van het laatsverdiende loon. De hoogte van het bedrag is inderdaad wel aan een maximum dagloon gebonden en bedraagt minimaal het minimumloon. Echter, wachtdagen zijn wettelijk toegestaan, maar moeten dan wel schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of in de cao. Tevens gelden de wachtdagen niet bij elke ziektemelding, als er namelijk binnen vier weken een tweede ziektemelding is, krijgt de werknemer vanaf de eerste ziektedag het loon doorbetaald. De ziekteperiodes worden in dat geval namelijk bij elkaar opgeteld.

Terug naar de Adviesdesk


Vraag: Als een medewerker wisselt van bv, dus uit dienst gaat bij de ene bv en met dezelfde arbeidsvoorwaarden en arbeidsverleden over gaat naar de andere bv, moet er dan een volledig nieuwe arbeidsovereenkomst opgesteld worden. Of volstaat het om het in een brief vast te stellen?

Het handigste is om een nieuwe arbeidsovereenkomst op te stellen, dit in verband met (waarschijnlijk) een ander loonbelastingnummer, ander adres en andere naam van de bv. U kunt in de nieuwe overeenkomst dan wel opnemen dat alle condities en voorwaarden uit het verleden zoals die golden bij de vorige bv, nu voor dit nieuwe contract ook weer gelden.

Terug naar de Adviesdesk

Vraag: Wat zijn de consequenties als iemand een nieuwe baan heeft, zijn uitkering bij het UWV heeft opgezegd en toch al maanden een uitkering ontvangt? Moet deze persoon wachten tot het UWV het door heeft of zelf actie ondernemen om de situatie recht te zetten?

Het beste is om inderdaad zelf bij het UWV aan te geven dat er onterecht een uitkering wordt overgemaakt. Dit voornamelijk voor de persoon in kwestie zelf. Meestal komt het UWV (of de Belastingdienst) er op den duur toch wel achter dat iemand onterecht een uitekring heeft gehad en dan is de consequentie dat je alles moet terugbetalen.Het meest verstandige is dus om het UWV er zo snel mogelijk van op de hoogte te stellen.

Terug naar de Adviesdesk


Vraag: Een leidinggevende is gedeeltelijk arbeidsongeschikt. Hij is voor 50% hersteld gemeld. Normaliter zijn zijn werktijden van 9.00 uur tot 18.00 uur. Met hem is afgesproken dat hij de laatste 4 uur komt werken. Nu is het de afgelopen week zeer druk geweest. De leidinggevende heeft na 18.00 uur een half uur tot soms twee uur gewerkt om het werk af te krijgen. Nu is mijn vraag of hij deze uren als overuren mag boeken? In mijn beleving niet. Ik kan hierover echter niets vinden wat regelgeving betreft.

Uw beleving was helemaal correct. Er is namelijk wettelijk geregeld dat als de werknemer naast de afgesproken arbeidstherapeutische uren ook op andere uren werkt, dan gelden die uren, zolang hij niet volledig hersteld is verklaard, in ieder geval niet als overuren. Het is zelfs zo dat als de werknemer deze overuren wel claimt, je zelfs zou kunnen stellen dat hij door het verrichten van overuren zijn eigen genezing belemmerd. In dergelijke situatie zou je dan niet eens het loon hoeven door te betalen.

Terug naar de Adviesdesk